848 butikker pusset opp ... ordnet det store COOP Løftet
I Coop LØFTET! blir 848 butikker pusset opp i landets største oppgraderingsprosjekt i dagligvarehandelen noensinne. – Projectplace har vært helt nødvendig for å få til prosjektstyringen, sier teamleder Jens Skjelbred Hatlemark i Coop.
Fornyelsesprosessen dekker alle dagligvarebutikker i de fire kjedene Coop Marked, Coop Prix, Coop Mega og Coop Obs! i hele landet. Standardhevingen har en prislapp på en halv milliard kroner, og har pågått fra april 2009 med ferdigstilling 31. mars.
– Prosjektet har vært helt unikt i den forstand at vi har pusset opp så mange butikker på så kort tid; i snitt 24 butikker i uken, orienterer Hatlemark. Han, tre andre teamledere, en controller og prosjektsjefen for Coop LØFTET! visste i begynnelsen kun at oppgraderingen skulle finne sted, men ikke hvordan de skulle gripe an prosjektet. Gjennom en kundeforbindelse kom de i kontakt med Projectplace.
– Fra vi fikk presentert og testet Projectplace, har jeg sett i stadig større grad hvor viktig og nyttig dette verktøyet har vært for å styre det hele, overholde tidsfrister og for å få kvalitetessikret dokumentasjonen, hevder Hatlemark.
Spart mye tid og penger
Data om alle Coops 848 butikker er lagt inn på Projectplace. At Projectplace er webbasert, gjør det enkelt å dele informasjon med andre prosjektdeltakere. Det eneste man trenger er en datamaskin med internettilgang. Istedet for å sende e-poster med diverse vedlegg, kan prosjektplaner, tegninger, foto og dokumenter legges tilgjengelig på ett sted for alle involverte parter. Dermed slipper man problemer med at oppdateringer gjøres uten at alle får det med seg.
Hatlemark er ikke i tvil om at Coop har spart mye tid og penger på å slippe å administrere hvem som har kommunisert hva til hvem, og når. Prosjektet kan i prinsippet ha et ubegrenset antall deltakere hvor som helst i verden. I Coops tilfelle har det vært 300 aktivt involverte hos leverandører og internt i Coop i hele Norge, men 70 brukere har benyttet verktøyet nærmest daglig.
– Nå mot slutten av prosjektet jobber 20 mennesker i Projectplace, og siste versjon av alle dokumenter er alltid tilgjengelig for alle. Det har vært helt nødvendig, for vi har gjennomsnittlig hatt tre omfattende revisjoner av planene per butikk, sier teamlederen.
Enkelt for alle å finne frem
I prosjektets fase én ble det foretatt en befaringsrunde i alle butikkene. Detaljert informasjon om mål, størrelse, og annen relevant informasjon ble lagt inn i Projectplace. Det samme gjaldt bilder tatt inne og ute som grunnlag for forslag til nye plan- og fasadetegninger. Deretter kom det til reviderte tegninger, leverandørinformasjon (opptil 15 per butikk), budsjetter og bestillinger.
Samvirkelagene er de som bestemmer hvordan sluttresultatet skal være, men teamlederen har gått igjennom endringsforslagene med dem for å sikre at alt skjer i henhold til den overordnede profilen. Tilbakemeldingene har så blitt sendt til revisjon av tegningene. Alt skjer i Projectplace. Slik slipper man å sende dokumentene på rundgang til de mange som skal ha sitt å si.
– En velger mottakere og meldefrist i verktøyet. Da går det en e-post til de aktuelle med link til prosjektets nettdatabase. Når mottaker klikker på knappen «Jeg er ferdig med gjennomsynet» får jeg et e-postvarsel om dette, men den kan jeg slette, understreker Hatlemark. Alt er jo dokumentert i loggen på Projectplace.
Oppklarende historikk
Hver gang en endring gjøres, logges det når den er gjort og hvem som har gjort det. Slik kan man lettere finne frem til feilkilden dersom noe ikke fungerer etter planen.
– Å ha historikken samlet slik er praktisk og kan være svært så oppklarende. Dersom en leverandør påstår at de ikke har fått vår bestilling, har vi vårt på det tørre og vet hvem som skal dekke regningen, sier Hatlemark.
Slike prosjekter genererer som oftest enorme mengder dokumenter som ligger ulike steder hos forskjellige personer. I Projectplace minimeres antall dokumenter, og alt foregår på ett sted. Også strukturmessig er det enkelt for alle å finne frem. Prosjektet er hierarkisk organisert i standard mappestruktur etter region, samvirkelag, kjede og hver enkelt butikk. Under hver butikk ligger det rundt syv filer, oppgir Coops teamleder.
Coop har fått utviklet en egen malfil for budsjett som automatisk blir en bestilling når det bekreftes av leverandør. Hatlemark synes det er svært praktisk at han slipper å sende ordrebekreftelse i tillegg til en masse e-poster når han allerede har spesifisert behovet sitt i et budsjett. Projectplace brukes også til å avstemme fakturaer, for alle ordrebekreftelsene ligger jo i verktøyet.
–Onlinemøte er gull
Projectplace er et verktøy med mange muligheter for samhandling. Selv om det er dokumentstyringsdelen av Projectplace Coop har brukt mest, har Hatlemark selv benyttet onlinemøte med visning av skjerm.
– Det har vært gull! At jeg kan gå igjennom revisjonene og peke på ulike deler av tegningene fordi de andre prosjektdeltakerne kan se min skjerm, forenkler kommunikasjonen i stor grad. Så slipper man jo å reise, og sparer selskapet for tid og penger – og verden for forurensing, sier Hatlemark fornøyd.
– Der man har behov for å dele informasjon, er Projectplace en unik tjeneste. Gjennom å bruke verktøyet har jeg også lært mye om prosjektstyring som jeg kan ta med meg videre, sier teamleder i Coop, Jens Skjelbred Hatlemark.