Er du en god prosjektpilot?

Prosjektet har blitt en av de vanligste arbeidsformene vi har. Når vi får prosjektarbeidet til å ta av, er det den mest effektive og morsomme måten å jobbe sammen på!

Kunst og vitenskap

Prosjektarbeid handler om å få til komplekse ting innenfor en bestemt tidsramme sammen med andre. Prosjektledelse blir dermed både en kunst – å lede menneskene i prosjektet, og en vitenskap – å definere og samordne alt det arbeidet som skal utføres. Dette kan noen ganger føles som å legge ut på en reise der vi bygger flyet mens vi flyr!

En dyktig prosjektpilot har autoritet både i form av sin posisjon som leder og fagkompetansen hun besitter, og får hun crew og passasjerer om bord på en enkel måte er hun godt i gang. Men for å kunne gjennomføre reisen trygt, effektivt og komfortabelt er hun avhengig av et godt fly med presise instrumenter i cockpiten.

Verktøy skal fremme, ikke hemme samarbeid

Jeg ble kjent med Projectplace høsten 2001. Den gangen skulle en klasse fra prosjektlederskolen KaosPiloterne i Århus til Sør-Afrika for å gjennomføre 10 prosjekter på et halvt år. Vi trengte et sted å møtes, diskutere og samordne arbeidet vi skulle gjøre i det store, og for oss ukjente landet. Løsningen ble internett og møtestedet Projectplace.

Erfaringene med løsningen ble mildt sagt blandede. Terskelen for bare det å melde seg inn var høy for oss som nesten akkurat hadde fått vår første e-postadresse den gangen. Det å forstå virvaret av faner, skogen av dokumenttrær og små underutviklede grafiske symboler (som like gjerne kunne være syltetøy på skjermen) som røde nyhetsflagg, var svært vanskelig.

På toppen av det hele kom utfordringen med nettilgang og kapasitet på linja – da vi først hadde funnet et sted med nett tok det flere minutter å laste opp et dokument via en ståltråd av en telefonlinje. Men det var det beste nettbaserte verktøyet vi fant den gangen, og halvparten av prosjektene benyttet seg aktivt av det. Resten gjennomførte vi via e-post og telefon, noe som kanskje er normen i mange prosjekter fortsatt?

Projectplace anno 2009

I dag er Borghild, mormoren min, mer teknologisk flytende enn det jeg var for åtte år siden, og store deler av den vestlige verden (og Sør-Afrika) har bredbånd. Projectplace har utviklet seg til å bli et intuitivt og funksjonelt instrumentpanel for prosjektpilotering på nett.

Det å sette opp realistiske prosjektfaser og skape en god dokumentmappestruktur mener jeg fortsatt er det viktigste du kan gjøre i verktøyet. Det at man alltid jobber med siste versjon og får oversikt over hvem som har gjort hva og når sparer deg for e-postkaos. Funksjonen der du kan låse et dokument og laste det ned for å ta det med på hytta er stilig.

Måten SMS og e-post er integrert på er praktisk. Onlinemøter fungerer godt og møteinnkallingsfunksjonen er fin, den snakker med de andre programmene dine. Og jammen meg har de ikke jobbet med en grafisk designer eller to også (selv om de fortsatt har litt å hente her, jeg kjenner igjen de røde flaggene fra 2001:-).

P-punktet

Powertab-applikasjonen er det jeg vil framheve som den kuleste grunnen til å velge å benytte seg av Projectplace i dag. Den gir meg en widget-aktig følelse: Vakker, enkel og praktisk. En liten og rød ”p” på toppen av skrivebordet som du kan klikke på for å få opp dine viktigste oppgaver, siste dokumenter, sende SMS via, og som du kan droppe dokumenter og bilder på. Synd den ikke fungerer på Mac ennå – det bør skje snart.

Istedenfor å bruke mye tid på verktøy, teknikker og metoder, kan jeg vie meg til kunsten, og bruke tid på folka i og rundt prosjektet. Fortelle om hvor langt det er igjen til final destination og hvor fint været er der, tilpasse marsjfart, unngå oppgavetomme rom, avlaste overarbeidet crew, håndtere passasjerer med flyskrekk og servere kaffe eller te.

Audun Melaas, prosjektveileder ved Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi, Universitetet i Oslo, og partner i Sølvpilen Prosjektdesign.