Hvorfor webbasert programvare?

Månedsleie, ingen installasjonstid og frihet fra IT-avdelingens kontrollregime. Dette er noen av grunnene til at programvare «i skyen» vokser.

Konseptet med programvare «i skyen» er nesten uslåelig. Alle kan like abonnements modellen, med betaling per bruker per måned, fremfor store oppstartskostnader, innkjøp av server, installasjon av kompetent personell og så videre.

De fleste norske bedrifter er små og har ingen IT-avdeling, og de som har en har ofte erfart at det kan ta tid å få på plass nye IT-systemer som en avdeling ønsker seg. Det skyldes ofte manglende kapasitet på IT-avdelingen, og da er det besnærende å kunne trekke frem en løsning som IT-avdelingen knapt trenger å forholde seg til i det hele tatt.

En annen fordel med SaaSapplikasjonene (programvare levert som tjeneste, as-a-service) er at de fungerer fra en hvilken som helst PC. Alt du trenger er webtilgang. For å balansere bildet litt: Med SaaS sender du dataene dine på dør, og er prisgitt at din SaaS-leverandør tar vare på dem, ikke kikker på dem og ikke går konkurs. SaaS er i enda større grad enn med lokalt installert programvare et spørsmål om tillit til leverandøren.

CRM og regnskap på nett

Ifølge analysebyrået Gartner er det CRM-bransjen (salgssystemer) som leder an SaaS-trenden, mens regnskapsbransjen kommer etter. Innen CRM er det Salesforce.com som er den internasjonale bjellesauen. I Norge tilbys CRM som tjeneste av XS Office, Cerum SMB og 24SevenOffice. Sistnevnte tilbyr også blant annet regnskap og prosjektstyring.

Innenfor webbaserte regnskapsprogrammer som tilbys i Norge finner vi foruten 24SevenOffice, danske e- conomic, Lodo og Xledger. Dessuten tilbyr XS Office komponenter som faktura og time registrering. Prosjektstyring er et tredje spennende område innenfor SaaS, hvor både XS Office, 24SevenOffice og ikke minst Projectplace (tidligere Prosjektplassen) tilbyr løsninger.

Typisk for innføringen av SaaS er at det er avdelingsledere som initierer anskaffelsen. Når det gjelder prosjekter gjelder det nok i enda større grad at IT-avdelingen ikke er involvert. Man skal komme raskt i gang med et prosjekt, og hva er vel enklere enn å bare registrere noen brukere på et prosjektnettsted?

Nettbaserte muligheter

Det stilles noen veldig konkrete krav til et økonomisystem og et CRM-system, enten de er webbaserte eller ei. Brukergrensesnitt har aldri vært de webbaserte programmenes styrke, selv om mye er i ferd med å endre seg på det feltet. Det som kan være interessant å merke seg er når systemet har fortrinn nettopp fordi det er webbasert. Et stikkord her, som trolig blir mer og mer aktuelt, er integrasjon. En SaaS-leverandør kan utvikle en integrasjon mot Altinn, inkassobyråer og banker, og den dagen løsningen er på plass, så har du som kunde tilgang til den. Et godt eksempel her blir 24SevenOffice sin speiling av reskontroen med inkassoselskapet.

Annerledes blir det for prosjekttjenester som Projectplace, der webmulighetene nærmest har åpnet for en ny type programvare. Prosjektstyringsverktøy har eksistert i mange år, men i Projectplace og andre prosjektprogrammer på nett handler det ikke bare om prosjektstyring. Der er det sentrale at verktøyet støtter alle mulige typer samhandling mellom prosjektdeltakere, slik at de gjerne kan befinne seg på hver sin kant av verden, uten at det skal være noe problem for prosjektgjennomføringen.

Projectplace har utviklet alle verktøy man kan tenkes å få behov for, som onlinemøter, dokumentlager, prosjektkalender og sakshåndtering og mye annet i tillegg til et typisk prosjektstyringsverktøy, av den typen man kjenner fra lokalt installert programvare.

Starte med Google Dokumenter?

En ting er å foreskrive en medisin, en annen ting er å ta den. Hos IDG holdt vi nylig på å ende opp med en Lotus Notes-basert applikasjon for feilrapportering på våre nettsteder. Isteden valgte vi noe langt mer primitivt, nemlig Google Regneark.
Hvorfor?
Feil på nettstedene våre oppdager vi kanskje vel så ofte på fritiden som i arbeidstiden. Hvis feilen skal bli rapportert, trenger man et system som er utrolig raskt å starte opp. Hvis man vet at man må starte en VPN- forbindelse, åpne Lotus Notes, finne rapporteringsdatabasen og fylle ut et skjema, så vil man tenke seg om to ganger før man gidder. De fleste av oss er pålogget Google hele tiden, så å starte opp et Google-regneark er gjort på sekunder.

I regnearket har vi kolonner med prioritering, status, diverse fargekoder, med mer. Man kan skrive inn noe på kvelden og fylle ut mer i arbeidstiden. Det fungerer. Lærdommen er KISS. – «Keep it simple, stupid!». Google-regne arkene har spredd seg som ild i tørt gress hos PC World. Det begynte med behovet for å samle alle testdata på ett sted, der killer- funksjonen var muligheten til å redigere samme regneark på to PC-er samtidig. Én på laben og en på kontoret. I dag benyttes det til alt fra prosjektstyring til håndtering av frilansere, arrangementer og ideer.

Gmail og Hotmail

To av verdens kanskje mest utbredte applikasjoner innenfor SaaS er Gmail og Hotmail. Privatpersoner har forlengst sett fordelen i at e-posten ligger på en sentral server, som man alltid har tilgang til så lenge det finnes internettilgang, enten det er på en mobiltelefon eller på en internettcafe i New Dehli. Viktige dokumenter mailer man til seg selv for å ha dem lagret sentralt og få hentet dem opp når man har forflyttet seg til hjem eller jobb.

Også for bedrifter blir sentralisert e-posthåndtering mer og mer aktuelt. Microsoft er på banen med Hosted Exchange, som gjør at tjenesteleverandører kan tilby seg å erstatte den lokale Exchange-serveren med et sentralisert alternativ som gir eksakt den samme brukeropplevelsen. Man kan bruke en webklient, eller en lokalt installert klient; Outlook.

Muligheten til å kombinere sentraliserte tjenester med webklient, lokalt installert klient eller mobil klient er et alternativ til den rene SaaS- tankegangen. Microsoft og Mamut er blant forkjemperne. De kaller dette for Software + Services. Utfordringen ligger i synkroniseringen av de dataene du eventuelt lagrer lokalt.

Fra SaaS til S+S

Office-konkurrenten Thinkfree slo seg opp som en ren webbasert konkurrent, men har nå gått fra SaaS til S+S. Du installerer en lokal versjon på din PC på lik linje med alle andre lokalt installerte programmer. En agent sørger imidlertid for at dokumentene på PC-en og på din konto hos Thinkfree er synkroniserte, slik at du har tilgang til alle dokumentene dine når du sitter hos naboen, og da kan du redigere dem i online- versjonen av programmet. Det er grunn til å tro at Microsoft Office kommer til å gjøre omtrent det samme med tiden. Alle dokumentene dine blir liggende hos Office Live, hvor du kan dele dem og redigere dem. Så lenge du sitter på din egen PC eller jobb-PC vil du likevel trolig foretrekke å jobbe med Office lokalt, da denne vil ha den beste brukeropplevelsen. Har du ikke tilgang på en PC, har du uansett tilgang til dokumentene dine fra mobilen, der du kan lese dem, til en viss grad redigere dem, samt dele dem med andre.

Dilemmaet

Prosjektgruppen tar i bruk Projectplace, salgsavdelingen setter opp Salesforce, mens regnskapskontoret går over til 24SevenOffice. En avdeling organiserer seg med Google Calendar fordi den er bedre enn Lotus Notes- kalenderen, mens noen andre samler data de vil dele i et Google-regneark. Fem stykker har satt opp popping av e-posten, slik at all jobb-e-post havner i Gmail. Én tar full sikkerhetskopi av hjemmeområdet på filserveren til nett jenesten Mozy, mens en annen har sluttet å bruke hjemmeområdet, fordi han lagrer alt på Jungledisk.

Bedrifters data kan fort havne overalt. I noen bedrifter er det mindre greit enn i andre. Det kan være verdt å ta en diskusjon om hva man synes om SaaS, og bli enige om noen kjøreregler. Google Regneark. Banalt enkelt. Det er hele hemmeligheten. Thinkfree synkroniserer dokumentene dine, og har avansert lokal klient, webklient og mobilklient. En forsmak på fremtiden til MS Office.

Bjørn Unnersaker, redaktør, PC World Norge og Macworld.no