Stopp tyven!
Industri og teknologi vokser i takt med nyvinninger innen kommunikasjon. I fordums dager måtte selv enkle meldinger gå med løper, rytter, due, tog eller brev. I dag har vi tilgang til helt andre kommunikasjonsmetoder; telefon, e-post og internett gir oss det vi vil ha, når vi vil ha det. Likevel er det noen som lar tyven herje fritt.
Denne tyven har et litt spesielt navn. Det er en tyv som har vært tilstede i alle land, til alle tider. Selv med de beste hjerner og teknologier på den ”gode” siden, synes det som om tidstyven finner beite og marked til enhver tid. Denne tyven er den ypperste innen sitt felt, og lar seg ikke stoppe av selv de mest moderne sikkerhetsanordninger. Denne tyven lever i en verden hvor teknologien er hans fiende, mens han smiler av at kunnskap likevel veier mer enn materie.
Kjappere info
De fleste prosjekter ville fått problemer av uante dimensjoner om plutselig alle beskjeder skulle ta minimum ett døgn for å komme frem, slik det var i gamle dager. Men som nevnt har teknologien tatt oss så langt at dette ikke er et dilemma lenger. Det er ikke behov for å vente på en beskjed. Ofte holder det med en e-post, noen ganger haster det såpass at en telefon må til. Eller noe så kort og konsist som en SMS vil i visse tilfeller være både kjappere og mer konkret enn begge de foregående.
Men hvor finnes han nå – tidstyven?
Vel, vær sikker – han er her. Hos oss alle.
- Når måtte du sist søke frem en e-post som ikke lå ”der den skulle”?
- Hvem måtte du ringe for å få det siste memoet som plutselig bare ikke var der?
- ”Er dette siste versjon?”
- ”Er ikke mine kommentarer med?”
- ”Dette møtet var kanskje ikke nødvendig ...”
Dette er bare noen få eksempler blant hundrevis av andre, og mange er mer graverende enn disse. Ved å holde all prosjektinformasjonen samlet og tilgjengelig på ett felles sted elimineres automatisk en del av disse eksemplene. Ikke alle – for all del, men da er i hvert fall informasjonen et par tastetrykk unna. Nå skal det også nevnes at en naturlig følge av felles informasjons- og kommunikasjonsbank er vesentlig færre e-poster. Memoet ligger alltid der det skal, strukturert i alle versjoner og med alle kommentarer.
Ta tiden tilbake!
Mange vet hva det koster per år at 50 ansatte leter 10 minutter per dag etter rett informasjon, men kanskje ikke alle tenker over det …? Med effektiv kommunikasjon på dokumenter i felles arkiv vil man også se at møtene får en helt annen karakter. Ved å være sikker på at alle har fått og er forberedt på dagens agenda, vil man oftere gå fra møtet med en følelse av at det ble utrettet noe viktig.
Når det er sagt – man skal ikke se bort i fra at antall møter reduseres også. Kanskje bare med 10 %, men dog … Konverter ytterligere 10 % av møtene til onlinemøter. Noen vet bedre enn andre hva møter koster – reise, opphold, diett og ikke minst timekostnader som kunne vært brukt til noe annet, for eksempel å få unna det du skal for å gå tidlig fra kontoret en fredag. For det er kanskje ikke alltid nødvendig å møtes fysisk? I mange tilfeller holder det med gode forberedelser og et onlinemøte. Hver enkelt kan sitte trygt på sitt kontor og følge med på alt som diskuteres og vises frem, på sin egen PC-skjerm.
Stopp tyven! Benytt teknologien og behold tiden for deg selv, og pass på å bruke den til det som virkelig betyr noe.
Erik Eggum, Projectplace