ABB Sverige bruker Projectplace som sosialt knutepunkt og krisekommunikasjonssentral

– Vi bruker Projectplace på PC, Mac, nettbrett og smarttelefoner, via apper og vanlig grensesnitt, sier Granström. Dermed kan vi sikre oss at vi rent praktisk kan holde kriseteamet sammen og sørge for at alle har den informasjonen som trengs for å løse problemet.

Poff! Der døde nettverket. Alle vet hvor raskt frustrasjonen brer seg i en organisasjon hvis man får problemer med datasystemene.

For ikke å snakke om hvor store verdier som står på spill. For ABB er det livsviktig å kunne håndtere uregelmessigheter i IT-systemene så raskt som overhodet mulig.

– Hvis et viktig IS-/IT-system ikke fungerer, kan det bety et produksjonstap på flere millioner kroner, sier Mats Granström, IS Information Manager i ABB Sveriges CIO Office i Västerås.

ABB er et av Sveriges største foretak – med forretningskritiske IT-systemer.

Svenske ABB er ledende leverandør av produkter og systemer for kraftoverføring samt prosess- og industriautomatisering. Store virksomhetssteder er nettopp Västerås med om lag 4200 medarbeidere og Ludvika med ca. 2700 medarbeidere samt ytterligere ca. ti produksjonssteder.

Granström og kollegene hans er ansvarlige for IS/IT for alle ABBs avdelinger i Sverige. På moderne vis har man valgt å sette ut utvikling og drift, noe som medfører at man har mange partnere som er delansvarlige for driften av mange ulike systemer.

– I tillegg til denne potensielle problematikken har vi jo det faktum at dersom vårt eget interne nettverk er nede, har vi ingen nytte av krisekommunikasjon som ligger på intranett, konstaterer Granström.

Kommunikasjon og samarbeid i krisesituasjoner

Det er blant annet dette som har fått ABB til å bygge sitt verktøy ABB IWP (ABB Incident Work Place) på Projectplace. Formålet med IWP er å skape en felles arbeidsplattform, et knutepunkt for virksomheten, for alle parter som må samarbeide for å løse en hendelse.

– Da vi designet IWP, gikk vi ut fra to stikkord, som var viktigere enn noen andre, forklarer Granström.

– Først og fremst ”Security”. Informasjon som spres til ulike interessenter gjennom IWP er ABBs interne data, og skal ikke lekke ut til andre enn teamet som jobber med den aktuelle situasjonen. Det andre stikkordet var ”Simplicity”. Kriseteamet består av ca. ti personer, og med eksterne deltakere, som for eksempel konsulenter og spesialister, kan det være over 30 personer som bruker IWP ved en større hendelse. Da må det være enkelt å bruke.

Kravene: Enkelt å bruke – men også kraftfullt og sosialt

Samtidig måtte verktøyet være så kraftfullt at man effektivt kan samordne og gjennomføre den jobben som kreves for å løse hendelsen.

– Vår løsning på dette er å bruke Projectplace som base, men ha vår IWP som en mal over Projectplace, der hver hendelse så håndteres som et eget prosjekt, forklarer Granström.

– Det første vi gjør ved en hendelse, er å kalle inn de ekspertene, medarbeiderne og konsulentene som vi tror trengs for å løse problemet. I begynnelsen viser vi bare en del av all funksjonaliteten som vi faktisk har i Projectplace. Dette gjør det lettere å komme i gang.

– I starten av en hendelse er det viktigst å kommunisere og dele informasjon, både innad og utenfor kriseteamet, sier Granström.

– Via Projectplace deler vi de dokumentene som trengs; alt fra loggfiler fra systemer til Powerpoint-presentasjoner, telefonlister og håndbøker.

Projectplace – for samarbeid når IT-systemene ikke fungerer

Et viktig poeng for ABB med å bygge sin IWP nettopp på Projectplace, er at de på den måten får en løsning som er helt frikoblet fra ABBs ”ordinære” infrastruktur. Denne kan jo faktisk være årsak til den aktuelle krisen.

– Vi bruker Projectplace på PC, Mac, nettbrett og smarttelefoner, via apper og vanlig grensesnitt, sier Granström. Dermed kan vi sikre oss at vi rent praktisk kan holde kriseteamet sammen og sørge for at alle har den informasjonen som trengs for å løse problemet.

Mats Granström og teamet hans så også på andre løsninger, men de viktigste kravene – ”Security” og ”Simplicity” – gjorde at de valgte Projectplace.

– Det er vanskelig for oss å gjøre en ROI-beregning, for alle hendelser er forskjellige. Men én ting vet vi: Jo raskere vi kan løse en hendelse, desto mindre penger taper ABB på grunn av stans i produksjonen. Det er derfor denne løsningen er så viktig, avslutter Granström.