Årets Eurovision Song Contest samler alle involverte ved hjelp av Projectplace

– Projectplace viste seg å oppfylle vårt behov for at prosjektarbeidet med Eurovision Song Contest Malmø 2013 skal flyte godt, og for at vi skal kunne by publikum på en fantastisk musikkfest i Malmø i mai, sier Christel Tholse Willers.

Eurovision Song Contest Malmö 2013

Svenske Loreen vant fjorårets Eurovision Song Contest i Baku i Aserbajdsjan med låten ”Euphoria”, noe som betyr at årets musikkfest arrangeres i Malmø. Projectplace skal sørge for at dette store musikkprosjektet går på skinner, og at alle involverte får den informasjonen de trenger når de trenger den, uansett hvor i verden de befinner seg.

Straks Loreens seier var et faktum, begynte prosjekthjulene å rulle for den 58. versjonen av Europas største musikkfest. Det er enormt mye som skal organiseres og ordnes i forkant av en så stor begivenhet som Eurovision Song Contest, der hele 39 land deltar.

En felles prosjektplattform er avgjørende

– Vi så tidlig behovet for en felles plattform for kommunikasjon, kalender og deling av filer, sier Christel Tholse Willers, Head of Relations i Eurovision Song Contest Malmø 2013.

Eurovision Song Contest sammenliknet flere forskjellige alternativer før valget falt på Projectplace.

Fordelene for Eurovision Song Contest med å bruke Projectplaces virtuelle prosjektrom er mange – blant annet unngår man flaskehalser ved at all informasjon er samlet på ett sted og er tilgjengelig for alle som er tilknyttet prosjektet.

Aktivitetstavlene brukes hver dag

For at det skal være enkelt å se hvem som har ansvar for en bestemt oppgave og hvor langt vedkommende har kommet med den, har prosjektverktøyet interaktive, kanban-inspirerte aktivitetstavler. Eurovision Song Contest bruker disse daglig.

– Aktivitetstavlene er veldig nyttige når det gjelder å skille hver enkelts daglige oppgaver fra andre medarbeideres arbeidsoppgaver. Det gjør at man tydelig kan se hvem som har vært ansvarlig for hva, slik at man vet hvem man skal henvende seg til for å få informasjon om arbeidsprosessene, sier Willers.