J.S. Cock

Projectplace gir veldig god valuta for pengene...
Tobias Cock prosjektleder, J.S.Cock

– Projectplace gjør oss bedre på kundeservice

J.S.Cock leverer vesentlige komponenter til blant annet offshore og landbasert industri internasjonalt. Oversikt, kontroll og gjennomsiktighet er svært viktig for å unngå forsinkelser og medfølgende, store kostnader for kundene deres. Derfor trenger de Projectplace til prosjektstyringen.

J.S.Cock er en av Norges ledende leverandører av ventiler, instrumenter og komplette prosessutstyrspakker til skip, offshore, petrokjemi, næringsmiddel-, og farmasøytisk industri, renseanlegg, smelteverk, vannkraft samt papir og treforedling. I tillegg selges malingssystemer og sprøyteutstyr. Selskapet har holdt det gående siden 1897 og har utviklet en ekspertise tilknyttet produktene sine som gir kundene stor merverdi. Nå er familieaksjeselskapet i ferd med å overtas av fjerde generasjon, ved prosjektleder Tobias Cock.

– Vi har mange ben å stå på, men ventiler er nok vårt viktigste felt, forteller han. Både offshore- og landbasert industri er helt avhengige av en stor mengde ulike ventiler for å kontrollere og regulere trykk i slanger, rør og tanker. Noen er store som biler, andre veier en halvkilo. J.S.Cock skaffer det meste. Noe får de produsert selv, men det meste får de via faste underleverandører i Norge og i en mengde andre land i verden.

Forenkler det kompliserte

På prosjektbasis er J.S.Cock tilknyttet store byggeprosjekter innen eksempelvis maritim bransje og olje- og gassektoren, og leverer til både operatørenes underleverandører og operatørene direkte.

J.S.Cock har avdelingskontorer i Oslo, Arendal, Bergen og Stavanger. Ansatte i det norske selskapet fungerer i stor grad som veiledere for sine kunder, og det er snakk om rådgivning som kan være avgjørende for sikker og problemfri drift av prosessene der produktene benyttes.

– Glemmes et sertifikat, får man ikke ferdig installasjonen sin. Og oppstår forsinkelser ett sted, forplantes de videre. Derfor er det viktig å ha god oversikt og kontroll. For at vi hele tiden skal kunne se hva som foregår, må hele prosessen – fra kundene til våre leverandører – være gjennomsiktig, sier Cock.

Arbeidet rundt leveransene er ganske komplisert, langvarig og av internasjonal karakter. Projectplace, som er nettbasert, gir full innsikt i prosjektleveransene både internt i J.S.Cock, hos underleverandører og kunder.

Videre fungerer Projectplace som et viktig bindeledd mellom mange av prosessene som er beskrevet i bedriftens kvalitetssikringssystem. Alt av relevant kommunikasjon og dokumentasjon angående prosjekter ligger på ett sted, og forenkler hele prosessen.

– Gjennom Projectplace har jeg constant en overordnet oversikt over alle prosjektene våre. I tillegg styrer jeg alle mine egne prosjekter her. Hver dag sjekker jeg om alt er i rute, og ser raskt om det ligger problemer der som jeg må ta tak i, forteller Cock, og fortsetter:

– Projectplace gjør det lett å kommunisere mellom avdelingene slik at vi blir mer effektive internt. Anskaffelse av verktøyet er slik sett å betrakte som et ledd ibedret service til kunden. Også kunden får innsikt i prosjektets fremdrift, og vi opplever at slik gjennomsiktighet skaper stor tillit.

Effektiviserer også leverandørene

Når man samarbeider med aktører i land som England, Tyskland og Italia, er det nødvendig å enkelt kunne endre språket i verktøyet til engelsk. Det er gjort ved et par museklikk. Kunder som ønsker det, og samarbeidspartnere for øvrig, får opplæring av J.S.Cock i de viktigste funksjonene i Projectplace.

– Det går veldig fort å lære når du først har begynt å bruke det. Det effektiviserer også leverandørenes arbeid, sier prosjektlederen, og legger til at de er i gang med utvikling av et standardisert treningsprogram for alle sine leverandører.

– Det er viktig at de benytter visse funksjoner i Projectplace. Vi filtrerer ut den informasjonen og de dokumentene leverandørene må følge opp, og gir dem en tidsplan over levering av dokumenter i Projectplace, som alltid ligger synlig. Da glemmer man ikke ting, sånn som når man sender en epost.

Det er mange måter å utføre et prosjekt på. Det er nesten alltid prosesser man kan forbedre. Projectplace sørger for at alle kan gjøre standardprosedyrer likt hver gang. Slik effektiviseres prosessene, og dokumentasjonen som ligger der gjør det enkelt å finne ut av hva som er det svakeste leddet når noe går galt.

God valuta for pengene

Projectplace består av flere ulike funksjoner som kan tas i bruk etter behov. Foruten saksbehandlingsfunksjonen, er Cock spesielt begeistret for onlinemøte med skrivebordsdeling. Sistnevnte brukes blant annet til å lære bort Projectplace på en pedagogisk måte til de som befinner seg i andre deler av landet. Her kommer onlinemøtene godt med, forteller Cock:

– Med et webkamera på PC-en fungerer onlinemøter fint til vårt behov. Jeg er skeptisk til å binde meg til de store videokonferanseleverandørene. Det er dyrt og blir dermed veldig bindene. Jeg opplever at Projectplace gir veldig god valuta for pengene. Og ettersom antallet eksterne brukere som kan tilknyttes et prosjekt er ubegrenset, blir denne effekten bare større jo flere samarbeidspartnere som tar det i bruk.