Bygget kreftsenter med Projectplace

– Med oversiktlige systemer kan man bruke tid på å drive informasjonsvirksomhet og å skape engasjement. Det er veldig viktig for å unngå frustrasjoner og få folk til å yte sitt beste. Det er da man driver et prosjekt fremover.
Stein Fredrik Bruland prosjektsjef i Kreftforeningen.

Vardesenteret for kreftrammede og pårørende ble realisert på kun ett år. Kreftforeningen mestret den stramme prosjektledelsen med Projectplace.

I januar 2010 åpnet kongen Vardesenteret på Radiumhospitalet i Oslo. Besøkssenteret skal ivareta dagens og fremtidens behov for helhetlig kreftomsorg. Bak lå et intenst prosjektlederarbeid i Kreftforeningens regi.

– Da vi i samarbeid med helseforetaket fikk anledning til å skape dette senteret I tilknytning til Radiumhospitalet hotell, var byggeprosjektet allerede kommet langt. Vi måtte bare hive oss på toget i fart, sier prosjektsjef i Kreftforeningen, Stein Fredrik Bruland. Bruland har langt fartstid som prosjektleder, men beskriver dette som det mest komplekse prosjektet han har ledet. På det meste har det vært ca. 100 personer involvert i helseforetak, Kreftforeningens ulike seksjoner, pasientforeninger og andre frivillige, i tillegg til byggenæring og konsulenter av ulik art. En kompliserende faktor i et slikt arbeid er at prosjektmedarbeidere hele tiden kommer og går. For å kunne samkjøre seg har de vært helt avhengige av å hele tiden kunne kommunisere på en effektiv måte.

Frigjorde tid til lederoppgavene

Projectplace er webbasert, noe som gjør det enkelt å dele informasjon. Istedet for å sende e-poster med diverse vedlegg, kan prosjektplaner, tegninger og andre dokumenter legges tilgjengelig på et sted som alle involverte parter kan gå inn på når de måtte ønske å oppdatere noe eller bare sjekke status. Dermed slipper man også problemer med at oppdateringer gjøres uten at alle får med seg siste versjon.

– Det har vært stressreduserende å vite at jeg kan koble meg på systemet hvor og når som helst og vite at der ligger de siste versjonene av alle dokumentene. Det har gitt følelsen av oversikt og gitt meg anledning til å bruke ressurser på de virkelige lederoppgavene, sier Bruland, og forklarer nærmere: Det er lett å bli fanget av alle detaljer en prosjektleder må holde styr på.

Med oversiktlige systemer kan man bruke tid på å heller drive informasjonsvirksomhet og å skape engasjement. Det er veldig viktig for å unngå frustrasjoner og få folk til å yte sitt beste. Det er da man driver et prosjekt fremover.

Slapp detaljstyring internt

I og med at Brulands egne prosjektledere for delprosjektene også har brukt Projectplace, har prosjektsjefen unngått styring på detaljnivå også internt. Han har visst at de hadde det de trengte for å være effektive. Prosjektsjefen kunne dermed heller øve trykk på håndverkere og tunge beslutninger som måtte tas i helseforetaket. Prosjektgruppenes arbeid fulgte han via Projectplace.

– Projectplace ga meg på en enkel måte full oversikt over fremdriften. Jeg kunne få dokumenter til gjennomsyn og lett få kommentarer fra dem jeg ville. Slik så jeg samtidig at informasjonen var mottatt av dem det vedkom. Og alt dette uten å få og å sende en lammende mengde e-poster hver dag.

Trenger lite opplæring

Projectplace er intuitivt og ukomplisert å bruke. Det er ikke mye opplæring som skal til. Organisasjonen i Projectplace hadde en innføring med noen nøkkelpersoner fra Kreftforeningen, som så viste vei videre. Bruland forteller at de ikke har hatt behov for support fra Projectplace. Men med så mange personer i ulike yrker og nivåer som var med på realiseringen av Vardesenteret, valgte prosjektledelsen å dedikere en person internt til support tilknyttet verktøyet.

Effektiviserende og kvalitetssikrende

Kreftforeningen er en landsdekkende, frivillig organisasjon som har som mål å bidra til at flere kan unngå å få kreft, at flere overlever samt sikre best mulig livskvalitet for kreftrammede. Det er overordnet at de innsamlede midline utnyttes best mulig. Derfor mener Bruland at det var en god beslutning å ha investert i tilgang til Projectplace I ettårsperioden prosjektet varte.

– Projectplace maksimerte effektiviteten og kvalitetssikringen, sier han, men innrømmer at de sikkert kunne ha utnyttet systemet mye bedre, særlig onlinemøter. Han er spesielt fornøyd med «oppslagstavlen» på nettsidens forside der prosjektleder kunne legge igjen korte beskjeder. Prosjektledelsen laget også en egen møtekalender i Projectplace der alle møter ble lagt inn. Det skapte velkommen forutsigbarhet.

– Du blir litt bortskjemt når du bruker Projectplace. Jeg kunne tenke meg å fortsette å bruke verktøyet selv på enklere prosjekter. Fremtiden går definitivt i retning av prosjektstyringsverktøy som Projectplace, konkluderer en fornøyd prosjektsjef i Kreftforeningen